LA GESTIÓN DE NUEVOS ALMACENES. FACTORES CLAVE



 

             No es un hecho casual que la gestión de los almacenes se haya convertido en un punto clave de la organización de muchas empresas durante la última década especialmente para aquellas cuyo core-business (o corazón de negocio) es la distribución y/o manipulación y por lo tanto debe considerar  la gestión de almacenes no sólo como un punto importante sino como estratégico de la compañía.

         La tecnología actual ha evolucionado con nuevos y mejores productos para informatización y automatización tales como RFID, visión artificial, mayores prestaciones de los SGAs, etc.. Sin embargo estas tecnologías no tienen que considerarse como un fin en si mismas sino como un medio para mejorar la gestión y productividad de almacenes. Ocurre en muchas ocasiones que las nuevas instalaciones o sistemas informáticos no producen los resultados esperados y en un número nada despreciable de casos incluso existen problemas que afectan seriamente a la funcionalidad de los almacenes. Esto es debido básicamente a tres causas principales:

  • La inexistencia o existencia incompleta de un análisis funcional de necesidades, paso previo imprescindible a la contratación de los automatismos.

    La no correcta implantación y puesta en marcha de la instalación.

  • Fallos organizativos.

         Cabe destacar que es en la primera causa, el análisis funcional, donde se definen las necesidades y el grado de automatización necesario (a través de técnicas como AMFE), punto este importante ya que una automatización mayor no supone forzosamente una mayor productividad del almacén y requiere a su vez de un personal formado y especializado. Aspectos muy importantes que debe incluir el análisis funcional , y que a menudo se omiten, son la productividad objetivo, cuadro de mando y el plan mantenimiento necesario para la instalación. La productividad y cuadro de mando nos proporcionarán valores que nos permitirán gestionar el almacén mientras que un correcto mantenimiento nos garantizará una máxima disponibilidad. Técnicas tales como el RCM (Reliability Centered Maintenance) y preventivo-predictivo, conocidas en el área de mantenimiento, deben aplicarse igualmente a los almacenes, especialmente a los de mayor grado de automatización, para garantizar su disponibilidad. El RCM propone un estudio de fiabilidad de las instalaciones según su criticidad cuya consecuencia es un plan de mantenimiento con tareas de preventivo y predictivo con el objetivo principal de maximizar la disponibilidad del almacén. Sin duda un almacén automatizado se trata de una instalación con una complejidad comparable a la de una instalación industrial.

         Como segunda causa, la implantación y puesta en marcha de la instalación es clave para el resultado del proyecto. Al contrario de lo que se pueda pensar, no se pretende simplemente probar la instalación ya que debe haber sido probada anteriormente mediante las pruebas en vacío, sino está para “forzar” las instalaciones al máximo y en las peores condiciones según parámetros de diseño y de una forma continuada (se considera válido con un mínimo de 24 horas dependiendo de la instalación) que es cuando realmente aparecen los problemas. Lógicamente la puesta en marcha necesita de una correcta planificación de las pruebas a realizar y de los recursos necesarios (tanto humanos como de materiales para las pruebas).  Adicionalmente, cabe no olvidar la formación necesaria que debe disponer el personal operativo y de mantenimiento.

         Finalmente como tercera causa principal pero no menos importante, se encuentran los fallos organizativos. En ocasiones, se considera en algunas empresas que se pueden subsanar fallos de organización actuales o de proceso con una nueva instalación. Sin embargo, la experiencia demuestra que automatizar e informatizar procesos no definidos correctamente puede provocar el caos. Así pues es necesario incluir en el análisis funcional los problemas actuales tanto organizativos como de proceso para que no se vuelvan a repetir e incluso incrementar los errores en la nueva instalación.

         Como conclusión, podemos afirmar que el proyecto de un nuevo almacén se trata no sólo se un reto técnico sino sobretodo de gestión del mismo, ya que difícilmente se podrá obtener un correcto diseño desde el punto de vista técnico sino se ha definido claramente el análisis funcional así como la implantación y puesta en marcha de las instalaciones.

       

Ángel Tobalina

Director de Proyectos de

Tobalina Consulting Group, S.L


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